Экосистема для
крупного B2B-бизнеса

Модуль 1

Расчётная часть — бюджетирование и согласование

• Планирование поступлений и расходов с разбивкой по датам, контрагентам, с учётом НДС.
• Автоматический расчёт операционной прибыли, НДС и заморозки.
• Привязка к контрагентам и договорам.
• Отправка проекта на согласование руководителю — данные блокируются, фиксируется история изменений.

Платежи и финрез — исполнение и контроль

После утверждения проекта менеджер фиксирует данные реального договора.

• Управление отгрузками: привязка УПД, контроль остатков.
• Опер. прибыль: расчёт на основе фактических данных.
• Финансовый результат: раздельный учёт для отдела и компании.
• История изменений: фиксация всех правок.
• Уведомления в Telegram: мгновенные оповещения.

Ценность для бизнеса:

Проекты становятся частью общего финансового учёта. Руководители видят полную экономику каждой сделки. Фиксация момента получения прибыли позволяет выстраивать управленческий P&L.

Модуль 2

Функционал:

• Создание карточки проекта производства на основе данных из основного проекта.
• Ведение учёта платежей по производственным заказам.
• Интеграция с основным проектом: данные передаются через ядро.

Ценность для бизнеса:

Производственные затраты становятся прозрачными и привязанными к конкретным проектам. Исключается ручной перенос данных между производственным и финансовым учётом. Гибкость архитектуры позволяет неограниченно расширять учёт по производству.

Модуль 3

Проблема бизнеса

В части данных и учёта:

• Разрозненные данные — платежи поставщикам фиксируются в разных системах, Excel-таблицах и документах, что приводит к потере информации и ошибкам.
• Отсутствие контроля план-факт — невозможно оперативно сравнить запланированные расходы с фактическими.
• Трудоёмкая работа с документами — УПД, счета, договоры хранятся отдельно от платежей, что усложняет контроль.

В части процессного управления:

• Размытая ответственность — непонятно, кто на каком этапе отвечает за согласование и исполнение платежа.
• Долгие согласования — платежи «висят» в почте и мессенджерах, теряются сроки, нет единого маршрута движения заявки.
• Отсутствие статусов — невозможно понять, на каком этапе находится платёж: создан, на согласовании у руководителя, у финансового директора, готов к оплате, оплачен.
• Ручные напоминания — инициатор вынужден вручную «дёргать» руководителей и бухгалтерию, чтобы ускорить процесс.
• Потеря контроля — руководство не видит, какие платежи готовятся, какие задерживаются и почему.
• Отсутствие аудита — невозможно отследить, кто и когда вносил изменения в данные по платежам.

В части контроля:

• Нет единого окна — информация о платежах, согласованиях и документах разбросана по разным источникам.
• Риски нецелевого использования — отсутствие прозрачности в согласованиях создаёт риски несанкционированных расходов.
• Бюджетная дисциплина — сложно контролировать, что закупки соответствуют утверждённым бюджетам проектов.

Как мы решили эту задачу

На базе демонстрационного модуля «МОЙ УЧЕТ» и гибкой платформы был создан модуль «Снабжение и логистика» — единый центр управления закупками и платежами поставщикам.

Что включает модуль

3.1. Единая база платежей поставщикам

Вся информация о планируемых и фактических платежах собрана в одной таблице с ключевыми данными:

• Плательщик и получатель
• Реквизиты контрагента (ИНН, КПП, ОГРН)
• Плановая и фактическая сумма
• Статья расходов, отдел, договор
• Кто создал запись

3.2. Создание платежных операций

Платежи создаются через удобную форму, где заполняются все необходимые параметры: плательщик, получатель, статья расходов, отдел, плановая дата и сумма, ставка НДС. При этом:

• Статья расходов может быть привязана к проекту или производственному заказу.
• НДС рассчитывается автоматически.
• Все изменения фиксируются в истории.

3.3. Согласование платежей

Каждый плановый платёж перед фактической оплатой проходит обязательный маршрут согласования:

• Согласование руководителем проекта — утверждение необходимости закупки в рамках проекта.
• Согласование финансовым директором — проверка бюджета и приоритезация платежа.
• Оплата бухгалтерией — после всех согласований платёж попадает в отчёт бухгалтера для исполнения.

Важно: До получения всех согласований платёж не попадает в общий план платежей компании и не виден бухгалтерии.

3.4. Сопоставление с фактом

После фактической оплаты (когда платёж отразился в банковской выписке):

• Система автоматически подтягивает данные из 1С.
• Происходит сопоставление планового платежа с фактическим.
• Статус платежа автоматически обновляется на «Оплачено».
• В карточке платежа появляются фактические дата и сумма.

3.5. Уведомления на всех этапах

Все участники процесса получают мгновенные уведомления в Telegram:

Ценность: Никто не пропускает свои задачи, не нужно «напоминать» коллегам, процесс согласования ускоряется в разы.

3.6. Детальная карточка платежа

В карточке каждой операции собрана вся информация:

• Плановые и фактические данные
• Привязка к проекту и договору
• Статус согласования по каждому этапу
• Комментарии и назначение платежа из выписки
• Кнопка просмотра прикреплённых документов

3.7. История изменений

Каждое изменение фиксируется — видно, кто, когда и что менял. Это обеспечивает полную прозрачность и аудит.

3.8. Работа с УПД

К платежу можно прикреплять универсальные передаточные документы (УПД):

• Просматривать все прикреплённые УПД
• Добавлять новые УПД из списка
• Детально просматривать номенклатуру по каждому УПД
• Контролировать остаток сумм для включения

3.9. Отчёты и аналитика

Визуальные отчёты с фильтрами позволяют:

• Анализировать расходы по отделам, статьям, контрагентам
• Строить графики и тренды
• Группировать данные по месяцам
• Формировать детализированную таблицу с возможностью сортировки

Ключевая ценность для бизнеса

Интеграции

Потенциал для развития

Модуль является гибкой базой для дальнейшего расширения:

• Планирование складских запасов — автоматические заказы при достижении пороговых значений.
• Управление поставщиками — централизованное хранение информации о поставщиках.
• Сравнительный анализ — оценка условий поставки разных поставщиков.
• Бюджетирование закупок — планирование и контроль бюджета снабжения.
• Маршрутизация согласований — гибкая настройка цепочек согласования под разные типы закупок.

Пример из практики

Модуль был внедрён в компании, работающей с более чем 100 поставщиками. Платежи фиксировались в Excel, согласования проходили через письма, что приводило к ошибкам, потерям данных и задержкам. После внедрения модуля:

• Время на обработку платежей сократилось на 70%.
• Исключены ошибки при сопоставлении плановых и фактических платежей.
• Все УПД привязаны к платежам, что упростило контроль отгрузок.
• Согласование платежей стало прозрачным и управляемым.
• Руководители видят реальную картину расходов в режиме реального времени.
• Уведомления в Telegram исключили необходимость «напоминать» коллегам.

Итоговая ценность для бизнеса:

Закупки интегрированы в общий финансовый контур. Платежи по закупкам автоматически попадают в учёт, исключая дублирование данных. Гибкая архитектура позволяет расширять функционал под любые потребности снабжения.

Модуль 4

Функционал:

• Фиксация наличных поступлений и выплат.
• Привязка кассовых операций к проектам и статьям расходов.

Ценность для бизнеса:

Обеспечивает прозрачность наличного денежного потока в общем финансовом контуре.

Модуль 5

Проблема бизнеса

Главная проблема: расчёты сторон никогда не сходятся. У Исполнителя свои данные, у Подрядчика свои — итоговые цифры не совпадают, начинаются бесконечные сверки.

• Классический сценарий потерь: Подрядчик получает аванс, затягивает поставку, Исполнитель продолжает перечислять деньги. Когда стороны садятся за расчёты — выясняется, что проценты за использование авансовых средств превысили сумму договора.
• Разрозненные данные — информация о договорах, платежах и отгрузках разбросана по разным системам.
• Сложность расчётов — ручной подсчёт лимитов, процентов за авансирование и комиссий приводит к ошибкам.
• Трёхсторонняя координация — сложно синхронизировать действия Заказчика, Исполнителя и Подрядчика.
• Нет контроля лимитов — невозможно отследить, когда доступный лимит перечислений будет исчерпан.
• Отсутствие прозрачности — никто не видит реальную картину взаиморасчётов до момента «вскрытия».

Как мы решили задачу

На базе демонстрационного модуля «МОЙ УЧЕТ» и гибкой платформы создан модуль «Поставки» — единый центр управления сложными трёхсторонними B2B-сделками, который делает взаиморасчёты прозрачными и предотвращает финансовые потери.

Как это работает

Фиксация всех операций в режиме реального времени

• Прогнозный расчёт — на основе запланированных и фактических операций. Позволяет видеть будущее лимитов и процентов.
• Фактический расчёт — на основе подтверждённых транзакций. Показывает реальное состояние взаиморасчётов.

Учёт всех видов затрат

• Проценты Исполнителя за предоставление авансовых платежей — рассчитываются автоматически.
• Товарное авансирование, оплаты третьим лицам, штрафы и пени — всё учитывается.

Отдельный доступ для Исполнителя

Исполнитель получает отдельный доступ в систему, который не предполагает видимости других разделов. Он видит только свои поставки, перечисления, лимиты и проценты.

Уведомления на всех этапах

Ценность: критическое событие видно сразу, а не спустя месяцы, когда потери уже невозможно предотвратить.

Ключевая ценность для бизнеса

Модуль 6

Задача бизнеса

• Единая система для создания и отслеживания заявок на командировки.
• Автоматическая маршрутизация согласования по ролям.
• Прозрачные статусы на каждом этапе.
• Уведомления в Telegram для всех участников процесса.
• Возможность прикреплять документы и отслеживать историю изменений.

Реализация на основе ролевой модели

При создании заявки система автоматически подставляет ФИО сотрудника, компанию, отдел, руководителя, бухгалтера, офис-менеджера и согласующего расходов. Сотруднику не нужно ничего искать.

Процесс шаг за шагом

Статусы заявки

Документооборот и гибкость

• Категории файлов: Положения и регламенты, обоснование командировки, бронь гостиницы и билетов, завершение командировки, файлы сотрудника.
• Гибкость: Если бронирование не требуется, офис-менеджер не подключается — статус «Офис-менеджер не требуется».
• Визуальный контроль: Цветные индикаторы статусов: зелёный (завершён), жёлтый (в процессе), серый (пропущен).

Ценность для бизнеса:

Прозрачность процесса, автоматическая маршрутизация, параллельное согласование, уведомления в Telegram, скорость оформления, контроль бюджета, гибкость, история и аудит, структурированный документооборот, командная работа без путаницы.

Модуль 7

Задача бизнеса

• Проверка обязательна для всех новых контрагентов.
• Решение принимает юрист — единственный, кто ставит статус «Рекомендован / Не рекомендован».
• Остальные сотрудники могут инициировать проверку, но не влиять на результат.
• Результат должен быть юридически значимым (PDF с подписью юриста).

Как выглядит процесс

Ключевая ценность для бизнеса

• Единое окно для всех запросов — история проверок не дублируется.
• Фильтрация по статусам — юрист видит только актуальные запросы.
• Автоматическая структуризация данных — все данные разложены по логическим блокам.
• Единые критерии оценки — проверки по единому регламенту.
• Юридическая сила — PDF с подписью юриста готов для проверок и архива.
• Скорость — ручная проверка занимала часы, автоматическая — до 15 минут.
• Прозрачность — руководство видит все проверки и результаты.
• Мгновенные уведомления — в Telegram.
• Самостоятельное развитие — команда заказчика может дорабатывать модуль.
• Выращивание кадров — проект реализован студентами колледжа.

Модуль 8

Функционал:

• Автоматическое создание и блокировка учётных записей на основе данных из 1С ЗУП.
• Интеграция с Active Directory, корпоративной почтой.
• Отправка инструкций и логинов на почту при приёме сотрудника.
• Автоматическая блокировка всех доступов при увольнении.

Ценность для бизнеса:

Управление доступом становится частью общего жизненного цикла сотрудника. Исключён человеческий фактор.